Hướng dẫn sử dụng CC và BCC khi gửi mail

Trong các ứng dụng email, các bạn có thể dễ dàng nhận thấy hai dòng CC và BCC ngay dưới dòng địa chỉ người nhận. Nhiều người không sử dụng hai tính năng này vì họ không biết tác dụng của chúng. Thực chất hai tính năng này có công dụng gần giống nhau, đều là gửi thêm các bản sao email cho một vài người khác. Tuy nhiên bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách thêm các địa chỉ mới trong khung địa chỉ người nhận. Vậy tác dụng thực sự của hai tính năng này là gì và chúng có những điểm khác nhau nào, chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.
 

Hướng dẫn sử dụng CC và BCC khi gửi mail

CC là viết tắt của cụm từ 'carbon copy', còn BBC là viết tắt của cụm từ 'blind carbon copy', có thể tạm hiều là các bản sao tạm. Từ carbon copy được bắt nguồn từ việc sử dụng một loại giấy than để tạo ra các bản sao khi viết tay. Do đó, CC được hiểu như việc gửi thêm một bản sao của email cho một số người khác.
 

Hướng dẫn sử dụng CC và BCC khi gửi mail

Trong danh sách những người được gửi CC của cùng một email, họ có thể nhìn thấy danh sách và những người nhận khác. Tức là nếu bạn gửi CC cho A1@xyz.com, A2@xyz.com thì người A1 sẽ biết được rằng người A2 cũng nhận được email đó và ngược lại.

Còn đối với kiểu gửi BCC, cũng tương tự như trên, bạn sẽ gửi một bản copy của email đó cho một danh sách các người nhận khác. Tuy nhiên những người trong danh sách này sẽ không thể nhìn thấy những người khác, có nghĩa là họ không được biết rằng có những ai khác cũng nhận được email đó. Những người được gửi bản chính và cách gửi CC cũng sẽ không thể thấy danh sách những người được gửi theo kiểu BBC.

So với cách gửi thông thường

Về lý thuyết thì cách gửi thông thường sử dụng cho những người nhận email của bạn. Còn kiểu gửi CC để gửi một bản sao cho những người quan tâm đến thông tin của email đó, hoặc cần biết rằng bạn đã gửi email đó đến những ai.

Tuy nhiên, thực tế thì CC và cách gửi thông thường khá giống nhau. Nếu bạn cần gửi một email cho bốn người, bạn có thể điền cả 4 địa chỉ vào dòng địa chỉ gửi (To), hoặc bạn cũng có thể chỉ điền một địa chỉ còn 3 địa chỉ còn lại điền trong dòng CC. Cả bốn người đều sẽ nhận được email đó và đều nhìn thấy danh sách những người được gửi.
 

Hướng dẫn sử dụng CC và BCC khi gửi mail

 

Trong một trường hợp nếu sếp của bạn muốn bạn gửi email cho khách hàng và yêu cầu bạn xác nhận lại khi đã gửi xong email. Bạn có thể đặt địa chỉ của khách hàng trong dòng To với cách gửi thông thường và đặt địa chỉ email của sếp trong dòng CC, do đó sếp của bạn sẽ nhận được bản sao của email và biết được email đã được gửi đến khách hàng nào. Tuy nhiên nếu bạn không muốn khách hàng nhìn thấy email của sếp (vì điều này là không cần thiết), hoặc bạn không muốn các khách hàng biết được danh sách những người khác cũng nhận được email đó, bạn sẽ phải sử dụng đến kiểu gửi BCC.

Khi nào thì sử dụng CC và BCC

CC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính.

BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác, giống như ví dụ ở trên. Ngoài ra nếu bạn cần gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ, bạn sẽ không muốn những người nhận email đó phải xem một hàng dài các địa chỉ cùng được gửi, do đó kiểu gửi BBC sẽ hạn chế thông tin không cần thiết này.
 

Hướng dẫn sử dụng CC và BCC khi gửi mail

Tạm kết

CC và BBC thực chất đều gửi một bản copy của email cho một số người khác. Những địa chỉ được ghi trong dòng CC thực chất không khác với việc bạn điền các địa chỉ trong dòng To (cách gửi thông thường). Còn đối với các địa chỉ được điền trong dòng BBC, đều sẽ được ẩn danh nghĩa là không ai biết được họ đã nhận được bản copy của email đó. Hai tính năng này hiện nay đã bị nhiều người sử dụng lãng quên, tuy nhiên trong nhiều trường hợp chúng vẫn tỏ ra khá hữu ích. Hy vọng bài viết đã giúp bạn phần nào hiểu và nắm được cách sử dụng hai tính năng này khi gửi email.

 

Nguồn: tinmoi